Voorkom volgend jaar Black Friday stress: maak je fulfilment piekbestendig

Black Friday zorgt bij veel merken voor de drukste weken van het jaar. In Nederland vaak tot drie keer zoveel orders dan gebruikelijk en in de rest van Europa groeit het volume al jaren met 30–40%. Voor webshops is dit dan ook hét moment waarop de logistiek piekt.

Klanten verwachten snelle levering: vandaag besteld, morgen in huis. Dat zet logistiek personeel, voorraad en transport onder druk met als gevolg vaak vertragingen, retourpieken en reputatieschade. Anderzijds, gaat je bedrijf goed om met deze druk, dan verhoog je juist klanttevredenheid.

Wat Black Friday betekent voor jouw fulfilment

Black Friday is dé test voor je fulfilment: orders verdubbelen of verdrievoudigen, terwijl de orders in piekweken tot 70% hoger ligt dan normaal.

En Black Friday is pas het begin: Cyber Monday, de feestdagen en uitverkopen in januari volgen snel. De omzet in consumentenelektronica lag weken vóór Black Friday 2024 al 6% hoger, en ook op Black Friday zelf steeg de omzet 3,6% ten opzichte van 2023. Maar welke uitdagingen komen vaak bovendrijven zodra de piek begint?

De grootste knelpunten tijdens piekweken

De druk rond Black Friday komt zelden door één factor, maar door een combinatie van uitdagingen die elkaar versterken:

1. Personeelstekort
   Goed personeel is schaars, vooral tijdens piekperiodes. Tijdelijke krachten kennen de systemen vaak niet, wat kan leiden tot fouten, lagere productiviteit en hogere kosten.
2. Voorraadbeheer
   Bestellingen fluctueren sterk: sommige producten verkopen ineens hard, terwijl andere goederen op de plank blijven liggen. Zonder goede forecasting, realtime inzicht en strakke planning ontstaan lege schappen of overschotten, wat een negatieve impact kan hebben op zowel marge als klanttevredenheid.
3. Vertragingen in de logistieke keten
   Sorteercentra en vervoerders draaien in deze periode ook overuren en dat leidt geregeld tot opstoppingen. Grote Europese pakketvervoerders zoals DHL verwerken tijdens Black Friday en de feestdagen ruim 12 miljoen pakketten per dag in Europa en meer dan 2 miljoen per dag in Nederland. Gevolg: langere levertijden, meer klantvragen en hogere kosten door spoedleveringen of extra vervoerders. Omdat Single Day, Black Friday, Cyber Monday, Sinterklaas en Kerst dicht op elkaar volgen, is er weinig herstelruimte; het kan weken duren voordat sorteercentra en webshops weer bij zijn.
4. Stijgende verzendkosten
   Tijdens piekweken rekenen vervoerders soms hogere transport- en retourkosten, wat zorgt voor teruglopende marges.

Checklist voor piekbestendig fulfilment

Een keten die piekdruk aan kan, vraagt om voorbereiding en schaalbare processen. Met deze checklist zorg je dat Black Friday en de feestdagen soepel verlopen.

• Forecast op basis van data: Combineer verkoopcijfers van eerdere jaren met actuele trends. Analyseer welke producten goed liepen en wat nu populair is. Dit kan met forecastingsoftware zoals Slimstock, Sortly of Oodo, of simpelweg met een ABC-analyse in Excel. Zo weet je welke producten je tijdig moet aanvullen en voorkom je overschotten of misgelopen omzet.
• Slim opschalen met tijdelijk personeel: Schakel tijdens piekweken snel extra personeel in met duidelijke processen en eenvoudige instructies, bijvoorbeeld via kleurcodes of korte video’s. Bedrijven met een vaste flexgroep kunnen ieder jaar sneller opschalen zonder kwaliteitsverlies. Een slimme optie is samenwerken met regionale bedrijven, zoals (tuin)bouw, schilderbedrijven of ijssalons, die in rustige maanden hun medewerkers tijdelijk kunnen inzetten voor fulfilment. Zo schaal je flexibel op tijdens drukke periodes.
• Realtime integraties voorkomen fouten: Koppel webshop, magazijnsoftware (WMS), administratie (ERP) en vervoerders realtime. Platforms zoals Shopify, Magento, WooCommerce en Lightspeed bieden standaardkoppelingen met de meeste 3PL-partners. Dit helpt om orders, voorraad en verzendopties automatisch te synchroniseren. Op die manier voorkom je dubbele bestellingen, onnodige retouren, zien klanten alleen daadwerkelijk beschikbare producten, worden verschillende verzendopties geboden en wordt de track & trace automatisch gedeeld met de klant.
• Versnel orderpicking met automatisering: Maak orderpicking efficiënter met batch-picking, slimme routes en geautomatiseerde lijnen. Systemen zoals Autostore kunnen leiden tot 25% tijdbesparing, verminderen fouten en vergroten de capaciteit. Werk jij met een 3PL? Meld dan piekverwachtingen tijdig, zodat het personeel en de systemen tijdig opgeschaald kunnen worden.
• Werk met meerdere vervoerders: Gebruik meerdere vervoerders om afhankelijkheid te voorkomen en risico’s te spreiden. Zo blijf je flexibel bij capaciteitsproblemen of prijsstijgingen, houd je verzendkosten beheersbaar en blijft je keten betrouwbaar.
• Investeer in realtime tracking: Realtime tracking en automatische updates verminderen klantvragen en ontlasten je team. Proactieve communicatie via e-mail of sms geeft klanten rust en stelt je in staat om voorraad en transport tijdig bij te sturen.

• Plan vooruit en monitor continu: Analyseer tijdig je logistieke kosten en verzendpatronen en plan transport schaalbaar in. Gebruik voorspellende modellen om capaciteit en middelen nauwkeurig te reserveren, waaronder extra personeel en vervoerders. Door continu te monitoren kun je snel bijsturen en voorkom je verrassingen in de drukste weken.

• Zorg voor een eenvoudig retourproces: Een soepel retourproces voorkomt druk op klantenservice en houdt klanten tevreden. Laat klanten hun retour online aanmelden en automatisch een label ontvangen. Verwerk retouren centraal en zorg voor snelle refunds, idealiter binnen 48 uur. Koppel retouren aan je klantcontactsysteem voor snelle opvolging. Werk je met een fulfilmentpartner, dan nemen zij dit meestal volledig voor je uit handen.

Schaalbaarheid als voorsprong

Schaalbaarheid is een belangrijk concurrentievoordeel. Waar veel bedrijven tijdens piekweken vastlopen, gebruiken anderen die drukte juist om te groeien. Het verschil zit in een fulfilmentketen die snel kan opschalen bij piek en weer afschalen zodra het rustiger wordt. Dat houdt processen wendbaar en kosten beheersbaar.

Met schaalbare systemen, zoals realtime voorraadbeheer, flexibele personeelsinzet en sterke IT-integraties kun je direct inspelen op schommelingen in de vraag. Zo voorkom je bottlenecks, behoud je marge en blijft je leverbetrouwbaarheid hoog. Steeds meer merken zien schaalbaarheid dan ook niet alleen als techniek, maar als strategische basis voor een markt waarin snelheid en service het verschil maken.

Black Friday als kans, niet als crisis

Black Friday blijft een zware stresstest: orders schieten omhoog, personeel en voorraad komen onder druk en vervoerders lopen vol. Maar juist in deze drukte liggen groeikansen. Bedrijven die werken met goede forecasts, realtime inzicht en schaalbare processen blijven betrouwbaar, leveren sneller en houden klanttevredenheid hoog, ook ná de feestdagen. Bij Fulfilment Solutions zien we dat partners die dit op orde hebben de piek zonder problemen doorkomen en hun winstgevendheid vergroten.

Benieuwd hoe jouw organisatie piekbestendig wordt? We denken graag mee over een fulfilmentstrategie die meegroeit met je ambities.